Transformatie van een team waar vele teamleden meer dan 20 jaar werken en ondanks het familie gevoel er heel wat vertrouwen ontbreekt
Achtergrond
Een manager van een toonaangevend bedrijf binnen de havengemeenschap benaderde ons voor een analyse en onderzoek van zijn team. Het team, waarin al meerdere collega’s ruim 20 jaar aan de slag waren, heeft een 10 tal jaar geleden te maken gehad met een traumatische ervaring. Nieuwe medewerkers begrijpen de (historische) groepsdynamiek niet, wat samenwerken vaak lastig maakt. Er heerst veel wil om de dingen te benoemen en vooruit te denken en ook om als één team er te staan. Maar er echt aan beginnen is lastig. Onder de oppervlakte schuilt er wantrouwen en aversie voor constructief conflict. Die weerstand hindert de vooruitgang van het team en de teamleden individueel.
Uitdagingen
- Persoonlijk leiderschap: Omdat het een toonaangevend financieel gezond bedrijf is, ontstaat er een gouden kooi en verlaten mensen het team niet snel. Persoonlijk leiderschap resulteert dus niet meteen in andere verantwoordelijkheden, wat frustratie oproept.
- Open en authentieke communicatie: Het team heeft moeite met open en authentiek communiceren. In 1-1 gesprekken lijkt het te lukken, in groep worden dingen vaak persoonlijk genomen. Waardoor er een informele stroom aan koffiemachine-verhalen ontstaat.
- Gemeenschappelijke missie en visie: De missie van het team is onduidelijk.
- Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden: De rollen en verantwoordelijkheden zijn niet duidelijk gedefinieerd. Daardoor wil iedereen bij alles betrokken zijn en worden ook eenvoudige beslissingen een groepsgebeuren.
Onze aanpak
- Verkenning en onderzoek
- Interviews: We namen interviews af van het hele team om een inzicht te krijgen in hun perceptie van onderliggende uitdagingen, problemen en dynamieken die de situatie maken wat ze is.
- Vertrouwelijk: De gesprekken werden vertrouwelijk gehouden, waarbij medewerkers ook de kans kregen dingen te delen die ze in groep niet durven uitspreken. Die info is voor ons van belang, maar wordt niet meegenomen in de terugkoppeling van de analyse.
- Analyse
- Aan de hand van alle verzamelde input hebben we een grondoorzaakanalyse gemaakt waarin we de pijnpunten binnen het team hebben blootgelegd.
- Aan de hand van de gedecteerde problemen hebben we een ontwikkelplan uitgewerkt met als doel de sfeer binnen het team te gaan verbeteren én hun performantie te gaan optimaliseren.
- Teamtransformatie met behulp van tweedaagse
- Historielijn: Op locatie werd er een workshop werden gehouden om teamleden te helpen de cultuur van de groep te begrijpen. Waarbij zowel nieuwkomers als teamleden die al langer in het team zitten elkaar beter konden begrijpen
- Teamcoachings : Werkvormen werden ingezet om de onderlinge verbinding, het vertrouwen en de samenwerking te verbeteren.
- Installeren van feedbackmechanismen: Invoering van afspraken rond regelmatige feedbacksessies binnen het team om open communicatie te bevorderen en continue verbetering te stimuleren.
- Ritueel: Er werd een gezamenlijk ritueel gehouden op een tweedaagse die het team in staat stelde afscheid te nemen van wat hun niet meer dient binnen hun rol als collega en als mens.
Resultaten
Na afloop van onze transformatiefase zagen we een significante verbetering in de sfeer en samenwerking binnen het team. Er werden concrete afspraken gemaakt en de feedback van teamleden was dat ze blij waren dat er eindelijk tijd werd gemaakt voor dit stuk van hun team. Ze gaan in de volgende stappen eerst zelf verder aan de slag met de tools die ze op de tweedaagse ontvingen. En ze duiken zo samen in een transformatie proces, wat nooit echt af is. Een team is immers een levend systeem.
Deze case toont aan dat met een gerichte en holistische aanpak zelfs de meest complexe teamdynamieken kunnen worden geoptimaliseerd om zowel de sfeer als de resultaten te verbeteren.